Pflegesatzverhandlungen sind selten beliebt – aber immer entscheidend. Sie bewegen sich im Spannungsfeld zwischen Wirtschaftlichkeit, Versorgungsqualität, Preissensitivität und Personalrealität. Wer hier nur mit Zahlen argumentiert, greift zu kurz. Wer nur mit Emotionen verhandelt, ebenso. Andreas Schönfeld weiß das aus jahrzehntelanger Erfahrung. Geboren Mitte der 1960er Jahre in Göttingen, begleitet er Träger seit vielen Jahren durch genau diese anspruchsvollen Prozesse.

Andreas Schönfeld:
Ich arbeite seit über 25 Jahren im Gesundheitswesen – an der Schnittstelle von Pflegepraxis, Finanzierung und strategischer Steuerung. Begonnen habe ich in der direkten Versorgung als examinierter Krankenpfleger, unter anderem in der Intensivpflege, und früh Verantwortung in Leitungsfunktionen übernommen.

Nach dem Studium der Pflegeleitung war ich viele Jahre in der Unternehmensberatung tätig – als Projektleiter, Geschäftsführer und später als Geschäftsführer einer Beratungs- und Weiterbildungsgruppe. In dieser Zeit habe ich Träger bundesweit bei Pflegesatz- und Entgeltverhandlungen, Investitionskostenberechnungen, Markt- und Standortanalysen sowie Unternehmensbewertungen begleitet.

Parallel dazu habe ich regelmäßig operative Verantwortung übernommen, etwa als COO, Prokurist oder im Rahmen von Interim-Managements in stationären und ambulanten Einrichtungen. Diese Verbindung aus Verhandlung und Praxis prägt meinen Ansatz bis heute.

In den vergangenen Jahren lag mein Fokus insbesondere auf dem Pflegesatz- und Entgeltmanagement großer Trägergruppen in nahezu allen Bundesländern.

Ich verhandle also nicht nur für Einrichtungen – ich trage die Ergebnisse auch in der täglichen Praxis mit.

Andreas Schönfeld:
Am Anfang steht immer das Gespräch mit dem Auftraggeber. Wir klären, warum verhandelt werden soll und welche Erfahrungen es aus den vergangenen Runden gibt. Darauf folgt eine sehr gründliche Datenanalyse – Leistungsdaten, Personalkosten, Belegung, Pflegegrade, Marktumfeld. Auf dieser Basis erstellen wir die Anträge und stimmen sie eng mit dem Träger ab.

Nach der Einreichung bei den Vertragspartnern beginnt die eigentliche Verhandlung. Es werden Angebote unterbreitet, bewertet, nachgeschärft. Wichtig ist mir dabei immer die gemeinsame Evaluierung: Was bedeutet dieses Angebot konkret für den Betrieb? Erst wenn das klar ist, wird angenommen.

Nach der Vereinbarung hört die Arbeit allerdings nicht auf. Die Ergebnisse korrelieren häufig nicht in allen Punkten mit der aktuellen Buchhaltung und müssen deshalb sauber ins Controlling überführt werden. Ein quartalsweiser Abgleich mit Forecast sorgt dafür, dass es keine bösen Überraschungen gibt – weder für den Träger noch bei der nächsten Verhandlung.

Andreas Schönfeld:
Pflegesatzverhandlungen sind kein Wunschkonzert. Die vereinbarte Personalmenge muss zur Belegung der letzten zwölf Monate passen, genauso wie die Entgelte zur tatsächlichen Lohnbuchhaltung. Abweichungen fallen auf – und sie werden sehr dezidiert hinterfragt.

Ein weiterer Punkt sind Nebenabreden aus früheren Vereinbarungen. Diese müssen offen auf den Tisch und bewertet werden. Gleiches gilt für Qualitätsmängel, die von Aufsichtsbehörden festgestellt wurden. Nicht jeder Mangel ist verhandlungsrelevant, aber jeder muss eingeordnet werden. Transparenz ist hier kein Risiko, sondern eine Voraussetzung für Glaubwürdigkeit.

Andreas Schönfeld:
Ohne belastbare Zahlen sollte niemand in eine Verhandlung gehen. Leistungsdaten wie Belegung, Auslastung und Pflegegradverteilung müssen sauber erfasst sein. Ebenso detaillierte Personalauswertungen auf Basis des Lohnjournals, sowie eine fachgerechte Aufteilung nach den Qualifikationsgraden.

Ganz entscheidend ist eine aussagekräftige Buchhaltung der letzten zwölf Monate. Abweichungen zur letzten Verhandlung müssen erklärt werden – nicht beschönigt, sondern nachvollziehbar eingeordnet. Und nicht zuletzt: Bewohner, Angehörige und Betreuer müssen entsprechen den gesetzlichen Vorgaben rechtzeitig informiert werden. Gute Kommunikation nach innen wirkt sich oft positiv nach außen aus.

Andreas Schönfeld:
Die größte Herausforderung ist häufig, die eigene Situation realistisch darzustellen und gleichzeitig im Rahmen des Wirtschaftlichkeitsgebots zu bleiben. Personalschlüssel können angepasst werden – nach oben wie nach unten. Tatsächliche Aufwendungen und auch prospektive Planungen können eingebracht werden, ebenso Minderbelegungen.

Aber all das muss vergleichbar sein. Pflegesatzverhandlungen finden nie im luftleeren Raum statt. Wer es schafft, seine individuelle Situation nachvollziehbar in den Marktkontext einzuordnen, erhöht die Erfolgschancen erheblich.

Andreas Schönfeld:
Ein Fall ist mir besonders im Gedächtnis geblieben. Ich habe einen Träger gemeinsam mit seinem Steuerberater in einer Entgeltverhandlung begleitet. Der Ansatz war sehr konfrontativ – ohne belastbare Begründungen. Die Reaktion der Kostenträger war entsprechend reserviert.

Nach einer kurzen Auszeit habe ich vorgeschlagen, den Ton zu ändern und Fakten sprechen zu lassen. Das haben wir umgesetzt. Die Atmosphäre kippte spürbar, der Austausch wurde konstruktiv – und das Ergebnis war für den Träger sehr zufriedenstellend.

Die vielleicht wichtigste Lehre aus solchen Situationen ist: Pflegesatzverhandlungen sind kein Schlagabtausch. Auf der anderen Seite sitzen Menschen, keine Gegner. Ein klarer Standpunkt braucht keinen scharfen Ton. Im Gegenteil – Sachlichkeit, Respekt und Feingefühl schaffen häufig mehr Bewegung als jede Härte. Der Ton macht die Musik, und oft entscheidet genau dieser über den Erfolg der Verhandlung.

Fazit:
Diese Haltung zieht sich wie ein roter Faden durch seine Arbeit. Pflegesatzverhandlungen versteht Andreas Schönfeld nicht als Konfrontation, sondern als anspruchsvolle Dialoge auf Augenhöhe – getragen von Fachlichkeit, Transparenz und Respekt.

Zahlen, Daten und rechtliche Rahmenbedingungen bilden dabei das Fundament. Doch erst das Feingefühl im Umgang miteinander, die Bereitschaft zuzuhören und Lösungen gemeinsam zu entwickeln, machen Verhandlungen nachhaltig erfolgreich. Wer ausschließlich auf Härte setzt, verspielt oft Vertrauen. Wer hingegen Haltung zeigt und den Ton wahrt, schafft Spielräume – auch in einem eng regulierten System.